军乐团校友分会成立大会任务安排
一、拟定大会议程及每项议程相应准备工作（组织部负责，秘书部等部门配合）
1.确定议程：刘超，5月5日
2.制作议程PPT（PPT主题背景图找宣传部）：待安排人员，5月15日
3.确定会议主持人，并撰写串词：刘超，5月15日
4.会场PPT播放：待安排人员，5月16日
5.会议司仪：各类证书、会旗等会场需要的文本、物品的传递，待安排人员（颜值担当），5月16日
6.会议相关文本：待安排人员收集，建议田碧雅副秘书长，5月15日
（1）代表筹备组报告筹备工作情况：报告内容石剑峰准备，报告人石剑峰
（2）校领导宣读成立校友会批复的人选：校友办确定校领导，石剑峰联系
（2）理事会人员建议名单：石剑峰准备（已初步完成）
（3）章程：石剑峰准备
（4）校领导讲话：讲话稿秘书部（待确定具体人选）准备，校友办确定校领导，石剑峰联系
（5）会长讲话：待安排人员准备讲话稿
（6）校领导向新成立校友分会会长授会旗：校友办确定授旗校领导。
（7）兄弟校友分会代表发言：赵凯负责确定发言人员
（8）宣读贺信：如有，则主持人宣读
7.推进协议签订工作：刘国民、严海燕负责
8.会议准备物料：
（1）会旗：校友办负责会旗制作，旗杆、插杆底座石剑峰负责，石剑峰联系校友办报送团徽等元素制作会旗，5月6日
（2）学校PPT、视频版校歌：石剑峰联系校友办，5月5日
（3）理事会成员聘书：校友办制作，石剑峰联系校友办报送名单，5月5日第一批，5月15日第二批
9.其他议程内环节的准备：刘超，5月15日
二、音乐会上文艺表演。（业务部负责，尽快确定曲目，并反馈至宣传部制作会议手册，反馈至组织部撰写议程和串词）
1.协调现役乐团献艺：曹继乐，5月10日
2.协调往届乐团成员献艺：毛泽亮，5月15日
三、成立大会信息发布及相关工作（秘书部负责）
1. 邀请函，建议电子邀请函：内容秘书部确定（5月2日），刘国民制作邀请函（5月3日），组织部负责宣传。
石剑峰已经完成面向校友的邀请函，已经发出。顾问、学校各级领导、其他校友会及往来单位的文字部分已完成，待确认是否邀请晚宴。
2. 参会人员信息收集、整理：桂萍，每日更新，发布至筹备处群
3. 会场布置：座签、会旗摆放，各就座区域安排、标识粘贴，主席台布置：18日9点开始，桂萍负责，全体已到校团员协助
4. 大会报到，签到，发放会议资料：18日9点开始，桂萍负责，全体已到校团员协助（另需准备空白签到表，签到台等）
5. 会场设备的调试和控制：18日9点开始，待安排负责人员（建议与播放PPT安排同一人员），全体已到校团员协助
6. 会议电脑准备：待安排负责人员，5月15日
7. 向校友办提交备案材料：签字版申请（已提交）、章程（已提交）、EXCEL版理事会名单（已提交，待会前更新）、文字版理事会成员介绍、参会嘉宾信息，石剑峰负责，5月15日
四、成立大会会场的宣传物料（宣传部负责，剧务部等部门配合）
1. 桁架（可作为签名墙）、横幅（待确定西区、北区是否要制作摆放）：褚慧力，5月10日前完成设计，5月15日前完成制作安装
（1） 待安排人员联系校团委申请摆放和悬挂，设计（主桁架已完成）、制作、安装。
（2） 横幅内容：军乐绕梁终不忘，筑梦地大续华章——预祝中国地质大学军乐团校友会成立大会圆满成功
2. 主席台、嘉宾台签等各类宣传图像的设计、制作：褚慧力，5月15日前定稿，5月17日前制作完成
3. 会议手册、资料袋、胸牌/臂贴等物料的设计制作：褚慧力，5月15日前定稿，5月17日前到位
（1） 会议手册内容：封面、目录、会议议程、章程、理事会建议名单、组织结构建议名单、军乐团简介、军乐团校友会会歌简谱，5月16日前定稿，17日完成制作。
标红部分未确定。
（2） 资料袋：不单独制作，用学校的校友纪念品的袋子
（3） 胸牌/臂贴：建议胸牌，需各类收集表反馈信息，5月17日完成制作。
4. 会议拍摄、照相，大会合影安排：石剑峰，已安排，待确定桁架地点、拍照地点，5月15日
5. 线上同步直播安排：石剑峰，已安排
6. 会议纪念品的设计制作：石剑峰，已安排
7. 服装统一与制作：建议田碧雅副秘书长，计划采用大群和各联络群发布收集表的形式，5月10日截止，统一安排制作，5月16日前到位，已由石剑峰统一发布。
8. 成立大会宣传稿的撰写：待安排人员，2天内完稿，周一发布
9. 其他各项工作中需设计和制作的材料，如副会长单位、各级骨干、理事会成员、秘书部成员证书等：褚慧力，5月16日前定稿，17日完成制作
五、嘉宾邀请及接待，顾问团成员的对接（赵凯师兄、各副会长及外联部负责，各部门配合）
1. 确定分会顾问：赵凯负责，5月5日
（1） 往届领导（待确定人选）：张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生
（2） 历任指导老师：帅斌、鲍清芬、曾艺、余磊、徐伟、朱荆萨、黄蕾、吴迪、游萌、刘明辉
（3） 现任团委领导、指挥：朱丹、刘威
2. 确定邀请嘉宾：赵凯负责
（1） 学校各级领导，邀请函文本发至校友办，由校友办通知，5月5日（邀请函文本已完成，待确认是否就餐后制作成电子邀请函）
（2） 其他校友会代表，赵凯发布至会长、秘书长群，5月5日（邀请函文本已完成，待确认是否就餐后制作成电子邀请函）
（3） 其他友好单位、人员，5月5日前确定名单，5月10日前发放邀请函完毕
（4） 其他社团，5月5日前曹继乐确定名单，由现役乐团邀请，5月10日前完成邀请，（待邀请名单已经确定，邀请函文本已完成，待确认是否就餐后制作成电子邀请函）
（5）其他：5月5日前确定名单，5月10日前完成邀请
3. 负责嘉宾的邀请及接待：赵凯及各荣誉会长、副会长负责，其中部分高龄及校外顾问需接送（赵鹏大、张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生、鲍清芬等，待确定名单）
六、物料采买（剧务部负责，宣传部等各部门配合）
1. 会场用品的购买或租借：待确认物品，5月15日
2. 大会餐饮预订及酒水的购买：餐饮场地预定石剑峰已安排，待确定菜单，待购买酒水，需可退还未使用的，5月17日
3. 大会会场的预订，设备的购买或租借：待校友办预订，东教楼A0113，5月17日晚及5月18日全天，石剑峰联系
4. 参会人员酒店预订：待确定是否预订，待安排人员，尽快预订
5. 领取爱校大礼包，孔淑琼，5月15日前领取
6.其他物品：签字笔（签名墙）、会场矿泉水，待确定是否还要其他物品
7. 会议结算：王桃英
8. 待确定捐献达到5000元的人员是否担任理事会成员
—— 起草人：秘书长 石剑峰
发表于 2024-4-17 23:04:07
发表于 2024-4-21 21:47:48