军乐团校友分会成立大会任务安排
一、拟定大会议程及每项议程相应准备工作(组织部负责,秘书部等部门配合)
1.确定议程:刘超,5月5日
2.制作议程PPT(PPT主题背景图找宣传部):待安排人员,5月15日
3.确定会议主持人,并撰写串词:刘超,5月15日
4.会场PPT播放:待安排人员,5月16日
5.会议司仪:各类证书、会旗等会场需要的文本、物品的传递,待安排人员(颜值担当),5月16日
6.会议相关文本:待安排人员收集,建议田碧雅副秘书长,5月15日
(1)代表筹备组报告筹备工作情况:报告内容石剑峰准备,报告人石剑峰
(2)校领导宣读成立校友会批复的人选:校友办确定校领导,石剑峰联系
(2)理事会人员建议名单:石剑峰准备(已初步完成)
(3)章程:石剑峰准备
(4)校领导讲话:讲话稿秘书部(待确定具体人选)准备,校友办确定校领导,石剑峰联系
(5)会长讲话:待安排人员准备讲话稿
(6)校领导向新成立校友分会会长授会旗:校友办确定授旗校领导。
(7)兄弟校友分会代表发言:赵凯负责确定发言人员
(8)宣读贺信:如有,则主持人宣读
7.推进协议签订工作:刘国民、严海燕负责
8.会议准备物料:
(1)会旗:校友办负责会旗制作,旗杆、插杆底座石剑峰负责,石剑峰联系校友办报送团徽等元素制作会旗,5月6日
(2)学校PPT、视频版校歌:石剑峰联系校友办,5月5日
(3)理事会成员聘书:校友办制作,石剑峰联系校友办报送名单,5月5日第一批,5月15日第二批
9.其他议程内环节的准备:刘超,5月15日
二、音乐会上文艺表演。(业务部负责,尽快确定曲目,并反馈至宣传部制作会议手册,反馈至组织部撰写议程和串词)
1.协调现役乐团献艺:曹继乐,5月10日
2.协调往届乐团成员献艺:毛泽亮,5月15日
三、成立大会信息发布及相关工作(秘书部负责)
1. 邀请函,建议电子邀请函:内容秘书部确定(5月2日),刘国民制作邀请函(5月3日),组织部负责宣传。
石剑峰已经完成面向校友的邀请函,已经发出。顾问、学校各级领导、其他校友会及往来单位的文字部分已完成,待确认是否邀请晚宴。
2. 参会人员信息收集、整理:桂萍,每日更新,发布至筹备处群
3. 会场布置:座签、会旗摆放,各就座区域安排、标识粘贴,主席台布置:18日9点开始,桂萍负责,全体已到校团员协助
4. 大会报到,签到,发放会议资料:18日9点开始,桂萍负责,全体已到校团员协助(另需准备空白签到表,签到台等)
5. 会场设备的调试和控制:18日9点开始,待安排负责人员(建议与播放PPT安排同一人员),全体已到校团员协助
6. 会议电脑准备:待安排负责人员,5月15日
7. 向校友办提交备案材料:签字版申请(已提交)、章程(已提交)、EXCEL版理事会名单(已提交,待会前更新)、文字版理事会成员介绍、参会嘉宾信息,石剑峰负责,5月15日
四、成立大会会场的宣传物料(宣传部负责,剧务部等部门配合)
1. 桁架(可作为签名墙)、横幅(待确定西区、北区是否要制作摆放):褚慧力,5月10日前完成设计,5月15日前完成制作安装
(1) 待安排人员联系校团委申请摆放和悬挂,设计(主桁架已完成)、制作、安装。
(2) 横幅内容:军乐绕梁终不忘,筑梦地大续华章——预祝中国地质大学军乐团校友会成立大会圆满成功
2. 主席台、嘉宾台签等各类宣传图像的设计、制作:褚慧力,5月15日前定稿,5月17日前制作完成
3. 会议手册、资料袋、胸牌/臂贴等物料的设计制作:褚慧力,5月15日前定稿,5月17日前到位
(1) 会议手册内容:封面、目录、会议议程、章程、理事会建议名单、组织结构建议名单、军乐团简介、军乐团校友会会歌简谱,5月16日前定稿,17日完成制作。
标红部分未确定。
(2) 资料袋:不单独制作,用学校的校友纪念品的袋子
(3) 胸牌/臂贴:建议胸牌,需各类收集表反馈信息,5月17日完成制作。
4. 会议拍摄、照相,大会合影安排:石剑峰,已安排,待确定桁架地点、拍照地点,5月15日
5. 线上同步直播安排:石剑峰,已安排
6. 会议纪念品的设计制作:石剑峰,已安排
7. 服装统一与制作:建议田碧雅副秘书长,计划采用大群和各联络群发布收集表的形式,5月10日截止,统一安排制作,5月16日前到位,已由石剑峰统一发布。
8. 成立大会宣传稿的撰写:待安排人员,2天内完稿,周一发布
9. 其他各项工作中需设计和制作的材料,如副会长单位、各级骨干、理事会成员、秘书部成员证书等:褚慧力,5月16日前定稿,17日完成制作
五、嘉宾邀请及接待,顾问团成员的对接(赵凯师兄、各副会长及外联部负责,各部门配合)
1. 确定分会顾问:赵凯负责,5月5日
(1) 往届领导(待确定人选):张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生
(2) 历任指导老师:帅斌、鲍清芬、曾艺、余磊、徐伟、朱荆萨、黄蕾、吴迪、游萌、刘明辉
(3) 现任团委领导、指挥:朱丹、刘威
2. 确定邀请嘉宾:赵凯负责
(1) 学校各级领导,邀请函文本发至校友办,由校友办通知,5月5日(邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(2) 其他校友会代表,赵凯发布至会长、秘书长群,5月5日(邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(3) 其他友好单位、人员,5月5日前确定名单,5月10日前发放邀请函完毕
(4) 其他社团,5月5日前曹继乐确定名单,由现役乐团邀请,5月10日前完成邀请,(待邀请名单已经确定,邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(5)其他:5月5日前确定名单,5月10日前完成邀请
3. 负责嘉宾的邀请及接待:赵凯及各荣誉会长、副会长负责,其中部分高龄及校外顾问需接送(赵鹏大、张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生、鲍清芬等,待确定名单)
六、物料采买(剧务部负责,宣传部等各部门配合)
1. 会场用品的购买或租借:待确认物品,5月15日
2. 大会餐饮预订及酒水的购买:餐饮场地预定石剑峰已安排,待确定菜单,待购买酒水,需可退还未使用的,5月17日
3. 大会会场的预订,设备的购买或租借:待校友办预订,东教楼A0113,5月17日晚及5月18日全天,石剑峰联系
4. 参会人员酒店预订:待确定是否预订,待安排人员,尽快预订
5. 领取爱校大礼包,孔淑琼,5月15日前领取
6.其他物品:签字笔(签名墙)、会场矿泉水,待确定是否还要其他物品
7. 会议结算:王桃英
8. 待确定捐献达到5000元的人员是否担任理事会成员
—— 起草人:秘书长 石剑峰