找回密码
 立即注册

QQ登录

只需一步,快速开始

查看: 28|回复: 2

军乐团校友分会成立大会组织方案(征求意见稿)

[复制链接]

5

主题

6

回帖

182

积分

管理员

积分
182
发表于 2024-4-17 23:04:07 | 显示全部楼层 |阅读模式
任务分工

参考《校友分会成立&换届筹备工作清单》

一、拟定大会议程及每项议程相应准备工作(组织部负责,秘书部等部门配合)
参考《中国地质大学校友分会成立大会议程指南》。
待讨论:
加入环节,以更彰显我们校友会的艺术特色、强大组织力、校友层次、校友工作的业务水平等。如:
1. 合唱校友分会会歌《写给地大军乐人的歌》,建议改名,歌名的角度为地大军乐团或地大军乐人。
2. 签订协议,如促成的产学研合作协议、项目合作协议、育人项目协议、就业培养单位的协议等等。
3. 暖场视频:军乐团的历史发展剪影之类。
4. 中场或祝福环节视频:世界各地团友发来祝贺,如“02级军乐团成员张三在北京热烈祝贺军乐团校友分会成立””地大军乐团,感谢有你。”

二、音乐会上对军乐团历史、文化等等诸多方面进行充分宣传。(业务部负责,组织部等部门配合)
如:
1. 请往届团员参加音乐会演奏、主持。
2. 串词撰写。
3. 配套PPT
4. 音乐会节目单制作

三、成立大会信息发布及相关工作(秘书部负责,宣传部等部门配合)
1. 邀请函,建议电子邀请函
2. 参会人员信息收集、整理
3. 大会报到,签到等
4. 会场设备的调试和控制

四、成立大会会场的宣传物料(宣传部负责,剧务部等部门配合)
1.  桁架、横幅、签名墙、主席台、指示牌、嘉宾台签等各类宣传图像的设计、制作
2.  会议手册、资料袋、胸牌/臂贴、餐券等物料的设计制作及资料发放
3.  会议拍摄、照相,大会合影的安排
4.  线上同步直播安排
5.  会议纪念品的设计制作
6.  服装的设计制作
7.  成立大会宣传稿的撰写
8.  其他各项工作中需设计和制作的材料,如会旗、副会长单位、各级骨干、理事会成员、秘书部成员证书等。

五、嘉宾邀请及接待,顾问团成员的对接(赵凯师兄、各副会长及外联部负责,各部配合)
1.  确定分会顾问
2.  确定邀请嘉宾
3.  负责嘉宾的邀请及接待

六、物料采买(剧务部负责,宣传部等各部门配合)
1.  会场用品的购买或租借。
2. 大会餐饮预定及酒水的购买
3. 大会会场的预定,设备的购买或租借
4. 参会人员酒店预定
5.  领取爱校大礼包


计划本周进行组委会筹备组第三次会议,进行专题讨论。
回复

使用道具 举报

21

主题

43

回帖

494

积分

四级军士长

02级中音号许结移

积分
494
QQ
发表于 2024-4-21 21:47:48 | 显示全部楼层
筹备组第三次会议已经于2024年4月21日 周日下午3点召开。
回复

使用道具 举报

21

主题

43

回帖

494

积分

四级军士长

02级中音号许结移

积分
494
QQ
发表于 2024-5-6 18:45:49 | 显示全部楼层
本帖最后由 xujieyi 于 2024-5-6 18:47 编辑


军乐团校友分会成立大会任务安排

一、拟定大会议程及每项议程相应准备工作(组织部负责,秘书部等部门配合)
1.确定议程:刘超,5月5日
2.制作议程PPT(PPT主题背景图找宣传部):待安排人员,5月15日
3.确定会议主持人,并撰写串词:刘超,5月15日
4.会场PPT播放:待安排人员,5月16日
5.会议司仪:各类证书、会旗等会场需要的文本、物品的传递,待安排人员(颜值担当),5月16日
6.会议相关文本:待安排人员收集,建议田碧雅副秘书长,5月15日
(1)代表筹备组报告筹备工作情况:报告内容石剑峰准备,报告人石剑峰
(2)校领导宣读成立校友会批复的人选:校友办确定校领导,石剑峰联系
(2)理事会人员建议名单:石剑峰准备(已初步完成)
(3)章程:石剑峰准备
(4)校领导讲话:讲话稿秘书部(待确定具体人选)准备,校友办确定校领导,石剑峰联系
(5)会长讲话:待安排人员准备讲话稿
(6)校领导向新成立校友分会会长授会旗:校友办确定授旗校领导。
(7)兄弟校友分会代表发言:赵凯负责确定发言人员
(8)宣读贺信:如有,则主持人宣读
7.推进协议签订工作:刘国民、严海燕负责
8.会议准备物料:
(1)会旗:校友办负责会旗制作,旗杆、插杆底座石剑峰负责,石剑峰联系校友办报送团徽等元素制作会旗,5月6日
(2)学校PPT、视频版校歌:石剑峰联系校友办,5月5日
(3)理事会成员聘书:校友办制作,石剑峰联系校友办报送名单,5月5日第一批,5月15日第二批
9.其他议程内环节的准备:刘超,5月15日
二、音乐会上文艺表演。(业务部负责,尽快确定曲目,并反馈至宣传部制作会议手册,反馈至组织部撰写议程和串词)
1.协调现役乐团献艺:曹继乐,5月10日
2.协调往届乐团成员献艺:毛泽亮,5月15日
三、成立大会信息发布及相关工作(秘书部负责)
1.  邀请函,建议电子邀请函:内容秘书部确定(5月2日),刘国民制作邀请函(5月3日),组织部负责宣传。
石剑峰已经完成面向校友的邀请函,已经发出。顾问、学校各级领导、其他校友会及往来单位的文字部分已完成,待确认是否邀请晚宴。
2.  参会人员信息收集、整理:桂萍,每日更新,发布至筹备处群
3.  会场布置:座签、会旗摆放,各就座区域安排、标识粘贴,主席台布置:18日9点开始,桂萍负责,全体已到校团员协助
4.  大会报到,签到,发放会议资料:18日9点开始,桂萍负责,全体已到校团员协助(另需准备空白签到表,签到台等)
5.  会场设备的调试和控制:18日9点开始,待安排负责人员(建议与播放PPT安排同一人员),全体已到校团员协助
6.  会议电脑准备:待安排负责人员,5月15日
7.  向校友办提交备案材料:签字版申请(已提交)、章程(已提交)、EXCEL版理事会名单(已提交,待会前更新)、文字版理事会成员介绍、参会嘉宾信息,石剑峰负责,5月15日
四、成立大会会场的宣传物料(宣传部负责,剧务部等部门配合)
1.  桁架(可作为签名墙)、横幅(待确定西区、北区是否要制作摆放):褚慧力,5月10日前完成设计,5月15日前完成制作安装
(1)  待安排人员联系校团委申请摆放和悬挂,设计(主桁架已完成)、制作、安装。
(2)  横幅内容:军乐绕梁终不忘,筑梦地大续华章——预祝中国地质大学军乐团校友会成立大会圆满成功
2.  主席台、嘉宾台签等各类宣传图像的设计、制作:褚慧力,5月15日前定稿,5月17日前制作完成
3.  会议手册、资料袋、胸牌/臂贴等物料的设计制作:褚慧力,5月15日前定稿,5月17日前到位
(1)  会议手册内容:封面、目录、会议议程、章程、理事会建议名单、组织结构建议名单、军乐团简介、军乐团校友会会歌简谱,5月16日前定稿,17日完成制作。
标红部分未确定。
(2)  资料袋:不单独制作,用学校的校友纪念品的袋子
(3)  胸牌/臂贴:建议胸牌,需各类收集表反馈信息,5月17日完成制作。
4.  会议拍摄、照相,大会合影安排:石剑峰,已安排,待确定桁架地点、拍照地点,5月15日
5.  线上同步直播安排:石剑峰,已安排
6.  会议纪念品的设计制作:石剑峰,已安排
7.  服装统一与制作:建议田碧雅副秘书长,计划采用大群和各联络群发布收集表的形式,5月10日截止,统一安排制作,5月16日前到位,已由石剑峰统一发布。
8.  成立大会宣传稿的撰写:待安排人员,2天内完稿,周一发布
9.  其他各项工作中需设计和制作的材料,如副会长单位、各级骨干、理事会成员、秘书部成员证书等:褚慧力,5月16日前定稿,17日完成制作
五、嘉宾邀请及接待,顾问团成员的对接(赵凯师兄、各副会长及外联部负责,各部门配合)
1.  确定分会顾问:赵凯负责,5月5日
(1)  往届领导(待确定人选):张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生
(2)  历任指导老师:帅斌、鲍清芬、曾艺、余磊、徐伟、朱荆萨、黄蕾、吴迪、游萌、刘明辉
(3)  现任团委领导、指挥:朱丹、刘威
2.  确定邀请嘉宾:赵凯负责
(1)  学校各级领导,邀请函文本发至校友办,由校友办通知,5月5日(邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(2)  其他校友会代表,赵凯发布至会长、秘书长群,5月5日(邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(3)  其他友好单位、人员,5月5日前确定名单,5月10日前发放邀请函完毕
(4)  其他社团,5月5日前曹继乐确定名单,由现役乐团邀请,5月10日前完成邀请,(待邀请名单已经确定,邀请函文本已完成,待确认是否就餐后制作成电子邀请函)
(5)其他:5月5日前确定名单,5月10日前完成邀请
3.  负责嘉宾的邀请及接待:赵凯及各荣誉会长、副会长负责,其中部分高龄及校外顾问需接送(赵鹏大、张锦高、朱新国、丁振国、赵克让、温兴生、鲍清芬等,待确定名单)
六、物料采买(剧务部负责,宣传部等各部门配合)
1.  会场用品的购买或租借:待确认物品,5月15日
2.  大会餐饮预订及酒水的购买:餐饮场地预定石剑峰已安排,待确定菜单,待购买酒水,需可退还未使用的,5月17日
3.  大会会场的预订,设备的购买或租借:待校友办预订,东教楼A0113,5月17日晚及5月18日全天,石剑峰联系
4.  参会人员酒店预订:待确定是否预订,待安排人员,尽快预订
5.  领取爱校大礼包,孔淑琼,5月15日前领取
6.其他物品:签字笔(签名墙)、会场矿泉水,待确定是否还要其他物品
7.  会议结算:王桃英
8.  待确定捐献达到5000元的人员是否担任理事会成员

—— 起草人:秘书长 石剑峰






回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则

Archiver|手机版|小黑屋|地大军乐团论坛

GMT+8, 2024-5-19 11:46 , Processed in 0.040711 second(s), 22 queries .

Powered by Discuz! X3.5

© 2001-2024 Discuz! Team.

快速回复 返回顶部 返回列表